Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị và kế hoạch chi tiết,  kỹ lưỡng để đảm bảo thành công. Từ việc lựa chọn địa điểm đến quản lý chương trình, mỗi bước đều quan trọng để tạo ra một sự kiện ấn tượng và hiệu quả. Trong bài viết này, Life Vision chia sẻ tới bạn đọc các bước để tổ chức hội thảo thành công, thu hút sự tham gia của khách mời và đạt được mục tiêu đề ra.

Hội thảo là gì? Tại sao phải tổ chức hội thảo?

Hội thảo là sự kiện, cuộc gặp gỡ của một nhóm, một bộ phận người để cùng nhau thảo luận, hoặc trao đổi về một vấn đề cùng sự quan tâm. Các hoạt động chính trong hội thảo thường là thảo luận về một vấn đề thực tiễn, đối thoại, khảo sát, thăm dò ý kiến của khách hàng hoặc chia sẻ những kiến thức về ngành nghề. 

Hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo mang lại nhiều ý nghĩa thiết thực cho doanh nghiệp như: 

• Xây dựng thương hiệu: Nhiều doanh nghiệp coi hội thảo là hoạt động tiếp thị hiệu quả. Hội thảo giúp nâng cao uy tín và hình ảnh thương hiệu. Chương trình được tổ chức theo phong cách doanh nghiệp. Điều này giúp đưa hình ảnh công ty đến gần hơn với khách hàng.
• Tạo lòng tin: Các chương trình được tổ chức với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức sẽ thu hút được sự quan tâm của nhiều người. Nếu sự kiện được tổ chức thành công, doanh nghiệp sẽ để lại được ấn tượng tốt đẹp và xây dựng lòng tin nơi khách hàng. 
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Chương trình hội thảo là cơ hội để doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm, dịch vụ, video giới thiệu doanh nghiệp,… giúp người xem nhớ tới thương hiệu mình. 
• Giải quyết các vấn đề: Ban tổ chức, diễn giả, khách mời cùng nhau thảo luận các vấn đề còn tồn đọng và đưa ra cách giải quyết hợp lý. 

Hội thảo có những hình thức tổ chức phổ biến nào?

Ngày nay có khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Phổ biến nhất là 5 hình thức hội thảo sau đây: 

Hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là sự kiện để thảo luận hoặc công bố các phát hiện mới nhất. Tại đây, diễn giả và chuyên gia trình bày và thảo luận với những người cùng chuyên môn. Hội thảo này không nhằm mục đích quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

Workshop

Workshop là hội thảo cung cấp kiến thức thực tiễn và kỹ năng qua hoạt động thực hành và thảo luận. Với quy mô nhỏ, workshop tạo cơ hội tương tác trực tiếp giữa người tham gia và giảng viên. Người tham gia có thể học hỏi kinh nghiệm và áp dụng kiến thức vào thực tế.

Workshop thường sẽ có quy mô khá nhỏ, tầm khoảng từ 10 – 20 người. 

Hội thảo du học

Hội thảo du học thường giải đáp các thắc mắc, băn khoăn của người tham gia. Các vấn đề như chương trình học, học bổng, quy trình nộp hồ sơ, xin visa, cuộc sống tại nước ngoài. 

Thông thường, mục tiêu của những hội thảo du học này là tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học. 

Tập huấn

Quy mô chương trình tập huấn lớn hơn workshop. Tập huấn là hình thức đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên. Các buổi tập huấn tập trung vào kỹ năng cụ thể như kỹ năng mềm, quản lý, hoặc cập nhật kiến thức mới. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và phát triển nghề nghiệp cho người tham gia.

Hội thảo chuyên môn – chuyên đề

Hội thảo chuyên đề tập trung vào các chủ đề chuyên môn cụ thể. Các buổi này hỗ trợ chuyên gia cập nhật kiến thức liên quan. Người tham gia cũng trao đổi kinh nghiệm thực tế. Họ cùng nhau tìm giải pháp cho các vấn đề chuyên môn. Hội thảo cũng thúc đẩy sự phát triển của ngành nghề.

Các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi một quy trình rõ ràng và chi tiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp:

Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo

Với bất kỳ hội thảo, sự kiện nào, công việc đầu tiên cần phải thực hiện đó là xác định mục tiêu, đối tượng tham gia và mục đích của hội thảo. 

Dựa vào từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà lựa chọn chủ đề phù hợp và hấp dẫn.

Các chủ đề hội thảo thường được tìm kiếm bằng nhiều cách như khảo sát ý kiến khách hàng, trao đổi với đội ngũ bán hàng, nghiên cứu tham khảo từ các hội thảo đã tổ chức thành công, dự đoán xu hướng,… 

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Bước tiếp theo là lên kế hoạch chi tiết, kịch bản cụ thể cho hội thảo. Thông thường, mỗi chương trình hội thảo sẽ bao gồm các công việc như: 

• Xác định mục tiêu hội thảo
• Nội dung chính của hội thảo gồm cả kịch bản dẫn chương trình 
• Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo
• Bảng dự trù kinh phí
• Đơn vị tổ chức hội thảo
• Lên danh sách khách mời
• Xây dựng timeline chương trình cụ thể, chi tiết
• Phân công nhân sự phục vụ cho các đầu mục công việc trong chương trình

Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo

Có rất nhiều công việc cần phải chuẩn bị cho chương trình hội thảo đó là: 

• Lựa chọn phòng hội thảo phù hợp với quy mô sự kiện, đảm bảo sang trọng, lịch sự. 
• Phòng tổ chức hội thảo cần đảm bảo đầy đủ hệ thống âm thanh, ánh sáng
• Chuẩn bị, in ấn khẩu hiệu, banner, backdrop,… 
• Chuẩn bị các dịch vụ teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón khách mời. 
• Công tác truyền thông cho sự kiện qua các kênh, phương tiện thông tin đại chúng
• In ấn tài liệu phục vụ hội thảo
• Phát thư mời cho khách mời. 

Bước 4: Tổ chức hội thảo

Sau khi đã có kế hoạch chi tiết cho chương trình hội thảo, ban tổ chức sẽ điều phối hội thảo diễn ra theo đúng nội dung đã lên. 

• Kiểm tra kỹ thuật và chuẩn bị phòng họp
• Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thả
• Phối hợp chặt chẽ với diễn giả và nhân sự

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

• MC thay mặt doanh nghiệp gửi lời cảm ơn tới khách tham dự, mời khách lên sân khấu nhận quà và chụp ảnh lưu niệm. 
• Ghi biên bản hội thảo, thông báo kết luận của hội thảo và thu thập phản hồi từ người tham dự

Bước 6: Xử lý thông tin hội thảo

• Đánh giá nội dung của buổi hội thảo
• Phân tích và lưu trữ dữ liệu từ hội thảo như video, bài thuyết trình, tóm tắt phản hồi từ người tham dự.

Bước 7: Báo cáo, đánh giá hiệu quả của hội thảo

Sau hội thảo, ban tổ chức cần lập báo cáo tổng kết. Báo cáo đánh giá mục tiêu ban đầu và hiệu quả hội thảo. Đánh giá dựa trên số người tham gia thực tế. Ý kiến đóng góp về chương trình cũng rất quan trọng. Hiệu quả truyền thông cũng cần được xem xét kỹ lưỡng.

Từ dó đưa ra các đề xuất, cải tiến cho lần tổ chức hội thảo sau. 

Tổ chức hội thảo cần lưu ý gì?

Khi nắm rõ được những thông tin về các bước, quy trình tổ chức, bạn có thể tiến hành thực hiện công đoạn chuẩn bị và tổ chức một cách dễ dàng. Tuy nhiên, để tổ chức một hội thảo thành công, có một số yếu tố cần được chú ý và chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số đề mục quan trọng mà bạn cần lưu ý:

Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông là yếu tố quan trọng để thu hút khách tham dự và nâng cao hiệu quả của hội thảo. Thời gian truyền thông không nên thực hiện quá sớm vì có có thể sẽ làm giảm bớt sức nóng của sự kiện, cũng không nên quá gần vì sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. 

Các hoạt động truyền thông nên triển khai từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các phương tiện truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mà hội thảo đang hướng tới. 

Các hoạt động cần làm bao gồm:

• Xác định mục tiêu và đối tượng tham gia.
• Thiết kế và phát hành các tài liệu thông tin, thông báo sự kiện.
• Sử dụng mạng xã hội và email marketing để lan truyền thông tin.
• Cập nhật thông tin thường xuyên để giữ cho khách hàng tiềm năng quan tâm và tham gia.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một điều cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức cần đảm bảo đáp ứng được quy mô của hội thảo. Địa điểm không quá lớn hoặc quá nhỏ để không làm ảnh hưởng tới không khí của hội thảo. 

Ban tổ chức cần quan tâm tới những tiện nghi, trang thiết bị đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù kinh phí chính xác nhất. 

Ngoài ra, cần lựa chọn địa điểm thuận tiện, dễ dàng di chuyển, có đủ chỗ để đỗ xe cho khách mời. 

Khách mời cho hội thảo

Một buổi hội thảo có chuyên gia, khách mời uy tín sẽ tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời, điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. 

Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng hoặc có name trong lĩnh vực, ngành nghề đang hoạt động. Bên cạnh đó, người tổ chức cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia. 

Chuẩn bị tài liệu cho hội thảo

Đảm bảo rằng các tài liệu liên quan đến hội thảo được chuẩn bị kỹ lưỡng và sẵn sàng trước khi sự kiện diễn ra:

• Tài liệu bao gồm: chương trình hội thảo, bài thuyết trình, tài liệu hướng dẫn.
• In ấn và phân phối tài liệu cho các khách tham dự và diễn giả.
• Cập nhật và chỉnh sửa tài liệu theo yêu cầu từ các diễn giả và nhân viên tổ chức.

Kiểm tra trang thiết bị kỹ thuật

Trang thiết bị kỹ thuật chính là nền tảng để đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:

• Kiểm tra và thử nghiệm trước các thiết bị như máy chiếu, âm thanh, hệ thống trình chiếu.
• Chuẩn bị các giải pháp dự phòng để giải quyết các vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra.
• Đào tạo nhân viên về cách sử dụng và xử lý các trang thiết bị kỹ thuật.

Thu thập thông tin khách tham dự

Mục đích của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng. Việc thu thập thông tin của người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra được hiệu quả nhất. 

Ban tổ chức có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức để thu thập thông tin. Ví dụ như điền form đăng ký online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên. 

Lựa chọn đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Nếu công ty không có kinh nghiệm hoặc nguồn lực để tự tổ chức, việc thuê một đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp là lựa chọn hợp lý. Các đơn vị này có kinh nghiệm và mối quan hệ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, từ khâu lên kế hoạch, truyền thông đến quản lý sự kiện và hậu kỳ.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội thảo, hội nghị,… cung cấp trang thiết bị sự kiện với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động và nhiệt tình, Life Vision cam kết mang tới cho khách hàng dịch vụ với chất lượng tốt nhất. 

Nếu quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay tới chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời. 

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện của Life Vision, xin vui lòng truy cập:

• Website chính thức: https://lifevision.vn/
• Hotline: 0916 22 63 63
• Facebook: Life Vision – Sự kiện và Bản sắc thương hiệu

Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ và đem đến những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và chất lượng nhất!