5 lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời tạo không gian mở, giúp khách mời tận hưởng không khí sự kiện trọn vẹn. Chi phí tổ chức ngoài trời thường cao hơn do cần nhiều trang thiết bị và dịch vụ. Bài viết sẽ cung cấp thông tin chi phí và gợi ý 5 công ty tổ chức uy tín tại Hà Nội.

5 lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, các bộ phận cần phối hợp chặt chẽ với nhau. Quản lý sự kiện, thiết kế, logistics và an ninh đều phải đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ. Mục tiêu là tạo sự kiện an toàn và thoải mái cho mọi khách mời tham dự.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp sự kiện của bạn thành công.

Lựa chọn địa diểm phù hợp

Địa điểm là yếu tố quan trọng quyết định không khí của sự kiện. Chọn địa điểm cần phù hợp với mục đích tổ chức và thuận tiện cho khách mời. Hãy đảm bảo không gian đủ lớn cho mọi hoạt động dự kiến. Địa điểm cần thuận tiện cho việc lắp đặt các hạ tầng cần thiết.

Giá tổ chức sự kiện ngoài trời

Kiểm tra thời tiết và lập kế hoạch dự phòng

Thời tiết là “thiên địch” lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Thời tiết xấu có thể làm giảm đáng kể sự thú vị của sự kiện. Hãy theo dõi dự báo thời tiết cẩn thận trước ngày tổ chức. Chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để đối phó với thời tiết thất thường.

Nếu thời tiết nắng nóng, bạn có thể sử dụng dù, nhà bạt và thêm quạt công nghiệp để khách mời có thể thoải mái hơn trong suốt quá trình tham dự sự kiện. Bạn cũng có thể sử dụng các hạng mục nhà bạt, ô dù tương tự vào ngày mưa, tuy nhiên bạn cần phải lưu ý trong việc đảm bảo an toàn về hệ thống điện để tránh đến việc gây cháy, chập điên.

Thiết kế không gian hợp lý

Tổ chức sự kiện bên ngoài tạo cơ hội sáng tạo nhiều ý tưởng thiết kế độc đáo. Tuy nhiên, cần cân bằng giữa sáng tạo và tính thực tế khi bày trí không gian. Hãy khảo sát địa điểm trước và lên bản thiết kế mẫu trên layout 2D chi tiết. Bày trí cần đảm bảo khách mời di chuyển thuận lợi trong khu vực sự kiện. Với không gian rộng, bổ sung khu vực hoạt động tương tác giúp khách mời trải nghiệm nhiều hơn. Điều này cũng tránh lãng phí không gian và làm sự kiện thêm hấp dẫn.

Cung cấp các tiện nghi cho khách hàng

Địa điểm bên ngoài có hạn chế về tiện nghi, cần chú ý để đảm bảo sự thoải mái cho khách mời. Hãy đặt mình vào vị trí khách mời để hiểu tâm lý và đáp ứng nhu cầu của họ. Đảm bảo sự kiện có đủ nước uống, quạt mát và nhà vệ sinh thuận tiện. Những tiện nghi này thể hiện sự chu đáo và hiếu khách của đơn vị tổ chức.

Quản lý rủi ro tại sự kiện

Ngoài yếu tố thời tiết, việc tổ chức sự kiện ngoài trời vẫn luôn có nhiều rủi ro tiềm ẩn hơn tổ chức sự kiện trong nhà. Nhất là sự kiện với sự có mặt của trẻ nhỏ thì vấn đề an toàn lại cần được đề cao hơn. Bạn cần lên bản kế hoạch kỹ càng, có đội ngũ an ninh để tránh xảy ra những tình huống không đáng có.

Dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty sự kiện Life Vision

Chúng tôi hiểu rằng giá cả là vấn đề luôn được các khách hàng quan tâm, vì thế đội ngũ nhân sự của Life Vision luôn đưa ra những phương án tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách mà khách hàng đưa ra.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi đã tổ chức thành công nhiều sự kiện lớn nhỏ. Với sự am hiểu về địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, chúng tôi cũng đưa ra những bản thiết kế hoàn hảo cho sự kiện của quý khách.