Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty là cơ hội tuyệt vời để củng cố tinh thần đoàn kết, quảng bá thương hiệu và tạo dựng ấn tượng tích cực với khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và mang lại hiệu quả như mong đợi, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tổ chức chi tiết và khoa học.

Trong bài viết này, Life Vision sẽ chia sẻ 5 bước cơ bản giúp doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty chuyên nghiệp. 

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là gì?

Ngày kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện thường niên. Sự kiện này tổ chức theo năm, quý, hoặc mốc thời gian quan trọng. Đây là dịp doanh nghiệp nhìn lại quá trình hoạt động. Doanh nghiệp cũng đánh giá những thành tựu đã đạt được sau thời gian dài.

Ngày kỷ niệm thành lập công ty thường được coi là ngày sinh nhật của công ty. Tuy nhiên, hai sự kiện này có sự khác biệt rõ rệt. Sinh nhật công ty diễn ra hàng năm vào ngày thành lập. Sự kiện thường tổ chức tại văn phòng với sự tham gia của nhân viên. Ngày kỷ niệm thành lập là sự kiện lớn hơn. Nó được tổ chức vào các cột mốc như 1 năm, 5 năm, hoặc 10 năm. Đối tác, khách hàng, báo chí và truyền thông cùng tham dự. Toàn bộ cán bộ nhân viên công ty cũng tham gia lễ kỷ niệm này.

Tại sao phải tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty?

Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty thành công mang lại giá trị ngắn hạn. Nó còn tạo nền tảng vững chắc cho phát triển bền vững. Sự kiện giúp công ty hướng đến tương lai lâu dài.

• Kỷ niệm và tôn vinh quá trình phát triển: Đây là dịp để nhìn lại và kỷ niệm các thành tựu đã đạt được trong suốt thời gian hoạt động của công ty. Điều này giúp nhắc nhở nhân viên về những nỗ lực và đóng góp của họ trong quá trình phát triển.

• Tạo động lực và khích lệ tinh thần: Một sự kiện kỷ niệm thành lập công ty có thể khích lệ tinh thần và tạo động lực cho nhân viên. Nó nhắc nhở họ về mục tiêu chung và giá trị của công ty, từ đó giúp củng cố tinh thần làm việc.

• Xây dựng và củng cố văn hóa công ty: Những sự kiện như vậy giúp củng cố văn hóa công ty và tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên. Đây cũng là cơ hội để nhân viên gặp gỡ, giao lưu và hiểu rõ hơn về nhau.

• Tăng cường uy tín và hình ảnh của công ty: Tổ chức một sự kiện kỷ niệm quy mô và ấn tượng có thể giúp tăng cường uy tín và hình ảnh của công ty trong mắt đối tác, khách hàng và công chúng. Đây cũng là cơ hội để công ty giới thiệu những thành tựu và kế hoạch phát triển trong tương lai.

• Ghi nhận và tri ân: Sự kiện kỷ niệm cũng là dịp để công ty ghi nhận và tri ân những đóng góp của nhân viên, đối tác và khách hàng. Những lời tri ân và phần thưởng dành cho những cá nhân và tập thể xuất sắc sẽ tạo thêm động lực và khích lệ họ tiếp tục cống hiến.

Một số ý tưởng tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Để sự kiện lễ kỷ niệm công ty trở nên ấn tượng và có ý nghĩa hơn, ban tổ chức có thể kết hợp thêm một số ý tưởng cho lễ kỷ niệm của công ty. 

• Triển lãm thành tựu: Tạo một triển lãm để trưng bày các thành tựu và dấu ấn quan trọng của công ty qua các giai đoạn phát triển. Sử dụng hình ảnh, video và hiện vật để kể câu chuyện về hành trình của công ty.

• Hoạt động từ thiện: Kết hợp sự kiện kỷ niệm với các hoạt động từ thiện, như tổ chức quyên góp hoặc tham gia các dự án cộng đồng. Điều này không chỉ giúp xây dựng hình ảnh tích cực cho công ty mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội.

• Cuộc thi: Tổ chức các cuộc thi cá nhân hoặc cuộc thi giữa các phòng ban. Ví dụ: sự nỗ lực những dự án quan trọng, cảm nhận về những người đồng nghiệp,… Ban tổ chức sẽ lựa chọn phần trình bày hay nhất và trao thưởng ngay tại lễ kỷ niệm.

• In ấn hoặc làm những món quà lưu niệm: Để buổi lễ thêm phần ý nghĩa và tăng cường độ nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp có thể in ấn hoặc sản xuất các sản phẩm thiết kế giới hạn. Ví dụ: áo phông, cốc, bình nước, lịch,… in logo, slogan của công ty và sử dụng làm quà tặng cho khách mời.

• Trải nghiệm thực tế ảo: Sử dụng công nghệ thực tế ảo để tạo ra các trải nghiệm độc đáo và mới lạ. Ví dụ như tham gia vào một cuộc phiêu lưu ảo, thăm quan các dự án của công ty.

Các bước tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Để việc tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty diễn ra thành công, bất cứ đơn vị nào cũng cần phải lên cho mình kế hoạch bài bản. Dưới đây là những bước quan trọng nhất và không thể thiếu trong kế hoạch cho một chương trình kỷ niệm thành lập công ty mà bạn đọc có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định chủ đề chương trình

Nội dung chương trình là yếu tố cốt lõi giúp sự kiện thành công. Nó cũng ghi dấu ấn với khách mời. Xác định chủ đề giúp ban tổ chức dễ dàng lên ý tưởng. Điều này tạo ra chương trình liền mạch và độc đáo. Theo các chuyên gia, ý tưởng có thể lấy từ thành tựu của công ty. Kế hoạch tương lai, màu sắc logo, sản phẩm, hoặc số năm thành lập cũng là nguồn cảm hứng. Những yếu tố này giúp tạo nên ý tưởng sáng tạo. Chúng cũng gắn kết thông điệp xuyên suốt sự kiện.

Sau khi đã xác định được chủ đề chương trình, ban tổ chức có thể tiến hành việc lên ý tưởng, thiết kế ấn phẩm, banner, backdrop,…. 

Bước 2: Lập kế hoạch và kịch bản cho lễ kỷ niệm thành lập công ty

Trong bước này, bộ phận tổ chức của doanh nghiệp có thể tự lập kế hoạch hoặc hợp tác với công ty tổ chức sự kiện để lên kế hoạch cho lễ kỷ niệm thành lập công ty. Trước tiên, cần xây dựng lịch trình để nắm bắt các thông tin cơ bản của sự kiện theo các khung thời gian dự kiến. 

Kịch bản là một yếu tố quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Sau khi đã xác định được chủ đề, ý tưởng và lịch trình, nhà tổ chức sẽ có đủ dữ liệu để viết kịch bản chi tiết cho lễ kỷ niệm. Kịch bản chương trình bao gồm kịch bản tổng thể, kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật.

Bước 3: Xác định địa điểm và thời gian tổ chức

Khi lựa chọn địa điểm, ban tổ chức cần xem xét khoảng cách. Sự thuận tiện cho khách mời cũng rất quan trọng. Địa điểm nên nằm ở khu vực dễ di chuyển. Điều này giúp khách mời tham dự tiệc một cách thuận lợi.

Địa điểm sang trọng gây ấn tượng mạnh nhưng cần phù hợp với ngân sách doanh nghiệp. Cần cân nhắc kỹ để chọn địa điểm đáp ứng tiêu chuẩn. Địa điểm phải nằm trong ngân sách cho phép. Sau khi chọn được địa điểm phù hợp, chúng ta sẽ làm việc với khách sạn. Chúng ta sẽ nhận tư vấn về phòng và lựa chọn menu. Loại tiệc có thể là set menu, buffet hoặc canapé.

Doanh nghiệp cũng cần xác định chính xác thời gian tổ chức. Bởi lễ thành lập cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung kịch bản. Ngoài ra cần có công tác chuẩn bị và các thiết bị và dịch vụ cần thiết.

Trong quy trình tổ chức lễ kỷ niệm, cần xây dựng thời gian cho từng công việc cụ thể. Điều này giúp người tổ chức dễ dàng theo dõi. Cần đảm bảo các công việc được thực hiện hợp lý và đúng thời gian. Các công việc bao gồm chuẩn bị chương trình, tập dượt, và tổng duyệt. Ngoài ra, cần có khai mạc, làm lễ, và phát biểu đại diện. Trao thưởng, tiến hành nghi thức kỷ niệm và khai tiệc cũng rất quan trọng.

Bước 6: Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời

Sau khi hoàn tất kế hoạch, ban tổ chức gửi thiệp mời theo danh sách đã chuẩn bị. Ngoài ra, ban tổ chức cũng nên cung cấp một số gợi ý về bữa tiệc để khách mời có thể chuẩn bị tốt nhất. Các lưu ý cần đề cập bao gồm chủ đề chính, trang phục chủ đạo, và màu sắc trang phục.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty cho thấy rằng, bạn nên gửi thiệp mời ít nhất trước 3 tuần để mọi người có đủ thời gian sắp xếp và lên kế hoạch tham dự.

Bước 7: Chuẩn bị quà tặng

Chuẩn bị quà tặng cho khách mời là cách thể hiện sự tri ân và tạo ấn tượng tốt. Đầu tiên, xác định ngân sách để lập kế hoạch hợp lý. Sau đó, chọn quà tặng phù hợp với sự kiện và khách mời. Đảm bảo quà được gói cẩn thận, kèm theo lời cảm ơn chân thành. Cuối cùng, lên kế hoạch phân phối quà sao cho mọi khách mời đều nhận được một cách chu đáo và kịp thời.

Bước 8: Tổng duyệt chương trình lễ kỷ niệm thành lập công ty

Tổng duyệt chương trình rất quan trọng để đảm bảo sự kiện suôn sẻ và chuyên nghiệp. Quá trình bao gồm kiểm tra kịch bản và thử nghiệm âm thanh, ánh sáng. Phân vai và thực hành cho tất cả thành viên cũng được thực hiện. Kiểm tra kỹ lưỡng thời gian và lịch trình là cần thiết. Lên kế hoạch xử lý tình huống khẩn cấp là một phần quan trọng. Tổng duyệt kỹ lưỡng giúp sự kiện mượt mà. Nó đảm bảo mọi khâu được chuẩn bị chu đáo và sẵn sàng.

Các lưu ý khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Khi tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và để lại ấn tượng tốt cho khách mời. Cụ thể như sau: 

Khi tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty, các hạng mục cần lưu ý và chuẩn bị kỹ lưỡng bao gồm:

Xin giấy phép tổ chức

Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục cần thiết và nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền. Hồ sơ bao gồm: 

• Bản sao giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận của công ty
• Đơn xin phép tổ chức tiệc đứng tên chính xác của công ty
• Biên bản chương trình lễ kỷ niệm
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm

ĐỌC THÊM: Thủ tục và quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện năm 2024

Thiết bị tổ chức

Để tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công, khâu chuẩn bị là phần không thể thiếu và cần lên danh sách checklist các thiết bị sử dụng trong sự kiện. Một số thiết bị thông dụng có thể kể tới đó là: 

• Sân khấu & backdrop.
• Màn hình LED hoặc máy chiếu.
• Bàn ghế & khăn phủ.
• Thiết bị âm thanh & ánh sáng.
• Bộ đàm.
• Thiết bị quay phim & chụp hình.
• Hệ thống livestream & kết nối mạng.

Bố trí nhân sự phục vụ

Ban tổ chức cần họp và phân công công việc một cách rõ ràng. Việc phân công bố trí nhân sự phục vụ phù hợp, rõ ràng giúp giám sát, hỗ trợ xuyên suốt quá trình sự kiện diện ra. Dựa vào đặc thù công việc sẽ chia thành các bộ phận với vai trò khác nhau, cụ thể:

• Bộ phận lễ tân tiếp đón khách:

  Có nhiệm vụ chào đón và check-in khách trước khi sự kiện bắt đầu. Công việc này không yêu cầu nhiều kỹ năng chuyên môn nhưng đòi hỏi thái độ phục vụ nhiệt tình và chuyên nghiệp.

• Bộ phận kỹ thuật:

  Đảm nhận việc lắp đặt và vận hành các thiết bị trong sự kiện. Đây là bộ phận cần có kiến thức chuyên môn cao và sự cẩn thận trong từng chi tiết.

• Bộ phận an ninh:

  Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty thường có lãnh đạo, đối tác và nhân vật ảnh hưởng tham gia. Ca sĩ và người nổi tiếng cũng góp mặt. Vì vậy, cần có bộ phận an ninh. Bộ phận này đảm bảo an toàn cho khách VIP. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.

• Bộ phận điều hành sự kiện:

  Là bộ phận chủ chốt trong tổ chức sự kiện, có nhiệm vụ điều phối toàn bộ quá trình và giải quyết các vấn đề phát sinh. Chức năng chính của họ là đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Quản lý ngân sách

Ban tổ chức cần xác định ngân sách chi tiết cho từng hạng mục. Ví dụ như thiết bị, trang trí, phục vụ, quay chụp, truyền thông sự kiện, quà tặng và những chi phí phát sinh khác dựa vào quy mô, ý tưởng tổ chức của doanh nghiệp. 

Đồng thời, trong quá trình thực hiện cần theo dõi và điều chỉnh ngân sách để đảm bảo không vượt quá chi phí dự kiến.

Một số nguyên tắc tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty khác

Dưới đây là sự phân chia các ý chính từ đoạn văn đã cho:

• Cần có kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty để dự phòng các trường hợp. Ví dự như thiên tai, mất điện, cháy nổ, sự cố thiết bị,…
• Cần đảm bảo công tác vệ sinh an toàn thực phẩm và phòng cháy chữa cháy khi sự kiện diễn ra.
• Hoạt động trong chương trình tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty cần được phê duyệt và thống nhất từ ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự để đảm bảo thành công.
• Chương trình cần được lên kế hoạch và tổng duyệt kỹ càng trước khi chạy chính thức. Điều này đảm bảo sự liền mạch và phát hiện được sự cố kịp thời.

Trên đây là 5 bước quan trọng để xây dựng một kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty, hãy liên hệ tới Life Vision – đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhất. 

ĐỪNG BỎ LỠ: Dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty chuyên nghiệp, uy tín

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện của Life Vision, xin vui lòng truy cập:

• Website chính thức: https://lifevision.vn/
• Hotline: 0916 22 63 63
• Facebook: Life Vision – Sự kiện và Bản sắc thương hiệu

Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ và đem đến những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và chất lượng nhất!