Sự kiện tri ân khách hàng là một trong những cách để thể hiện lòng biết ơn và tôn vinh khách hàng đã luôn đồng hành cùng doanh nghiệp. Hơn nữa, sự kiện là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh để duy trì và phát triển doanh nghiệp trong tương lai.

Vậy phải làm sao để tổ chức một buổi lễ tri ân khách hàng thật ý nghĩa, ấn tượng mà lại tối ưu được chi phí, thời gian và nguồn lực? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của Life Vision để biết thêm các thông tin nhé!  

Sự kiện tri ân khách hàng là gì?

Sự kiện tri ân khách hàng là phần quan trọng trong chiến lược Marketing của công ty. Buổi lễ thể hiện lòng biết ơn và trân trọng tới khách hàng. Sự kiện thường được tổ chức hàng năm hoặc vào dịp đặc biệt như lễ kỷ niệm thành lập hoặc ký kết hợp đồng. Mục đích là gắn kết và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Nếu được tổ chức tốt và ấn tượng, sự kiện tri ân khách hàng không đơn thuần chỉ là bữa tiệc liên hoan mà còn mang lại nhiều lợi ích tới doanh nghiệp như:

• Giúp khách hàng cảm nhận được sự nhiệt tình, tận tâm từ doanh nghiệp. Từ đó củng cố và gia tăng mối quan hệ giữa 2 bên. 
• Xây dựng và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tới đối tác và khách hàng. 
• Từ những đánh giá, phản hồi, trải nghiệm của khách hàng trong sự kiện, công ty có thể cải thiện và điều chỉnh chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm của mình.
• Tạo hiệu ứng truyền thông, mở rộng quy mô tiếp cận khách hàng tiềm năng trong tương lai
• Buổi lễ tri ân còn là cơ hội giúp doanh nghiệp tiếp thị, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới. Từ đó, việc tìm kiếm nguồn khách hàng tự nhiên sẽ trở nên đơn giản hơn. 

Quy trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Như đã chia sẻ ở trên, sự kiện tri ân khách hàng mang lại nhiều lợi ích tới khách hàng. Vì thế, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể và sắp xếp quy trình thực hiện sao cho chuyên nghiệp, sáng tạo, gây ấn tượng tới khách mời tham dự. 

Dưới đây là quy trình tổ chức tiệc tri ân khách hàng, Life Vision muốn chia sẻ tới mọi người: 

Bước 1: Xác định mục tiêu và lên ngân sách cho sự kiện

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của tiệc tri ân khách hàng. Thông thường sự kiện được thực hiện theo 3 mục tiêu phổ biến đó là: Cảm ơn sự đồng hành của khách hàng, quảng bá, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, khảo sát khách hàng. 

Xác định, lên ngân sách cho sự kiện và đảm bảo nó phù hợp với mục tiêu. 

Bước 2: Lập kế hoạch cho sự kiện

• Xác định thời gian, địa điểm cho sự kiện: Để đảm bảo sự tham gia của nhiều khách hàng, tiệc tri ân nên tổ chức vào ngày cuối tuần như thứ 7 hoặc chủ nhật và trong khoảng 18h – 20h. 
• Dựa vào số lượng khách mời, doanh nghiệp chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Ưu tiên địa điểm trung tâm, dễ tìm. Chọn địa điểm có giao thông thuận tiện, giúp khách hàng dễ dàng di chuyển và thoải mái tham gia tiệc.
• Lên danh sách khách mời cho sự kiện: Cần xác định số lượng và loại đối tượng muốn mời tham gia để tính toán kinh phí cũng như lựa chọn địa điểm và nội dung phù hợp cho sự kiện. 
• Lên ý tưởng, nội dung cho chương trình: Những ý tưởng sáng tạo giúp tạo nên “dấu ấn riêng” của công ty. Có thể dựa vào đặc thù sản phẩm hoặc văn hóa của doanh nghiệp. Hãy liệt kê ra nhiều ý tưởng và tiến hành so sánh, chọn lọc ra ý tưởng sáng tạo nhất để triển khai. 
• Lên thực đơn, đồ uống cho bữa tiệc bao gồm: rượu, bia, nước lọc, nước ngọt, teabreak, món chính, món phụ, tráng miệng,… cho khách mời. 

Bước 3: Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện

Từ những ý tưởng được sáng tạo lên, bạn sẽ xây dựng kịch bản chương trình chi tiết. Kịch bản cần chi tiết từ lúc đón khách tới khi tiễn khách, đầy đủ từ thời lượng, thời gian, nội dung, nhân sự để bao tổ chức có thể theo dõi. 

Lễ tri ân khách hàng gồm các nội dung như: 

• Đón khách
• MC giới thiệu chương trình, đại biểu và các khách mời
• Đại diện doanh nghiệp phát biểu, cảm ơn khách hàng, định hướng của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới
• Văn nghệ chào mừng
• Khai tiệc
• Các hoạt động, trò chơi
• Bế mạc, tặng quà tri ân
• Tiễn khách 

Bước 4: Mời khách hàng

Tạo thư mời, gửi email tới các khách hàng, chú ý đảm bảo các thông tin về thời gian, địa điểm, chương trình. Có thể hướng dẫn chi tiết đường đi, nơi đỗ xe cho khách mời. 

Cần theo dõi việc xác nhận tham gia từ khách hàng để điều chỉnh kế hoạch sao cho hợp lý. 

Bước 5: Chuẩn bị trang trí và thiết bị

Cần lên danh sách các hạng mục cần thuê và trang trí, các thiết bị cần thiết cho tiệc. Đảm bảo mọi thứ được thiết kế sao cho không gian thoải mái và thu hút khách hàng. 

Bước 6: Triển khai kế hoạch trước 1 – 2 ngày diễn ra sự kiện

Mục đích của công việc này đó là giúp doanh nghiệp có thời gian kiểm tra, khắc phục các tình huống phát sinh trước khi sự kiện diễn ra.  

Những công việc cần kiểm tra đó là:

• Lắp đặt, điều chỉnh hệ thống âm thanh, ánh sáng sân khấu
• Lặp đặt background
• Chuẩn bị quà tặng cho khách hàng. Quà tặng có thể là sản phẩm/dịch vụ của công ty hoặc voucher khuyến mãi, chương trình ưu đãi,… 
• Trang trí không gian hội trường theo concept buổi tiệc
• MC tập duyệt kịch bản sự kiện
• Các hoạt động khác như: Nhân sự phụ trách, hậu cần, công tác an nình, vệ sinh an toàn thực phẩm,… 
• Chuẩn bị phương án dự phòng, backup cho các tình huống có thể phát sinh

Bước 7: Triển khai và thực hiện chương trình

• Cầm đảm bảo chương trình và các hoạt động trong tiệc diễn ra một sách suôn sẻ và hấp dẫn.
• Sắp xếp thời gian cho tiết mục biểu diễn, trình bày, thuyết trình hoặc các hoạt động tương tác với khách hàng. 

Bước 8: Tặng quà tri ân

• Sắp xếp, chuẩn bị quà tặng/giải thưởng cho khách hàng tham gia

Bước 9: Theo dõi và đánh giá

Sau mỗi sự kiện nào cũng vậy, việc đánh giá là vô cùng cần thiết. Thu thập phản hồi từ khách hàng về sự kiện, đánh giá kết quả so với mục tiêu ban đầu. Từ đó, doanh nghiệp rút kinh nghiệm và cải thiện cho các lần tổ chức sau đó. 

Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Tiệc tri ân khách hàng là sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Vì thế, ban tổ chức chương trình cần đảm bảo chuyên nghiệp, lên kế hoạch chi tiết, điều hành sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch, timeline. Dưới đây là một số điều doanh nghiệp cần lưu ý khi tổ chức sự kiện tri ân khách hàng: 

Tính toán, lên ngân sách hợp lý

Ban tổ chức cần cân đối ngân sách và hiệu quả sự kiện mang lại. Xác định các hạng mục chi phí cần thiết. Hạn chế phát sinh phí không cần thiết. Cần cân đối chi phí giữa các đầu mục. Tránh lãng phí vào những thứ không cần thiết. Không quá “chi li” trong chi tiêu, đặc biệt là quà tặng, địa điểm và thực đơn.

Gửi thư mời từ sớm

Doanh nghiệp cần gửi thư mời từ sớm để khách hàng còn chuẩn bị và sắp xếp thời gian tham dự sự kiện. Bạn nên gửi thư mời sớm ít nhất 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện. 

Nhân sự buổi tiệc

Cách phục vụ khách hàng cũng thể hiện văn hóa của công ty. Do đó nhân sự cần được đào tạo chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn, có thái độ phục vụ, hướng dẫn khách thật nhiệt tình và chu đáo.  

Chuẩn bị kế hoạch backup

Sự kiện có thể xảy ra các tình huống phát sinh khách quan. Vì thế, ban tổ chức cần có kế hoạch cụ thể để phòng ngừa và ứng phó tốt với các sự kiện không mong muốn. 

Tại sao nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của Life Vision?

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm đơn vị tổ chức sự kiện tri ân khách hàng uy tín thì Life Vision tự tin là đối tác mang tới dịch vụ chất lượng chuyên nghiệp tới doanh nghiệp. 

Lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng của Life Vision, bạn sẽ nhận được: 

• Kịch bản, kế hoạch cho chương trình rõ ràng, chi tiết, công việc hậu cần, quà tặng tri ân khách hàng, hoa, đón tiếp khách lịch sự, nhiệt tình
• Life Vision còn cung cấp nhân sự và trang thiết bị cho sự kiện 
• Hỗ trợ tư vấn dịch vụ phù hợp với nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp giúp tối ưu chi phí, thời gian và nguồn lực
• Đỗi ngũ nhân viên của Life Vision làm việc với tinh thần tận tâm, chuyên nghiệp, luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, đảm bảo chi tiết nhỏ nhất đều được chăm chút cẩn thận để mang lại sự hài lòng cho khách hàng. 

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện của Life Vision, xin vui lòng truy cập:

• Website chính thức: https://lifevision.vn/
• Hotline: 0916 22 63 63
• Facebook: Life Vision – Sự kiện và Bản sắc thương hiệu

Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ và đem đến những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và chất lượng nhất!