Lễ khánh thành công trình là dấu mốc quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu cho hoạt động đầu tư của doanh nghiệp. Buổi lễ không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định một tương lai vững chắc và khẳng định vị thế quan trọng của mình với đối tác. Vậy làm thế nào để thực hiện một buổi lễ khánh thành thật chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng? Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của Life Vision nhé!

Lễ khánh thành là gì? Ý nghĩa của lễ khánh thành

Theo Hán Việt, “khánh” nghĩa là chuông, thể hiện sự vui mừng, chào đón. Từ “thành” nghĩa là hoàn thành, kết thúc. Lễ khánh thành là sự kiện trang trọng. Sự kiện này đánh dấu hoàn thành và đưa công trình vào sử dụng. Công trình có thể là tòa nhà, cầu đường, cơ sở hạ tầng, hoặc dự án đặc biệt.

Lễ khánh thành mang tới nhiều ý nghĩa quan trọng như sau:

• Ý nghĩa về mặt tinh thần: Lễ khánh thành thể hiện niềm tin và hy vọng vào sự thành công của dự án. Đây là dịp để chủ đầu tư cảm thấy an tâm khi thành quả của mình chính thức đi vào hoạt động. 

• Trong phương diện kinh doanh: Lễ khánh thành thu hút sự quan tâm của đối tác và khách mời, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Đây là cơ hội để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, quảng cáo sản phẩm và dịch vụ. Hơn nữa, lễ khánh thành giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, tạo cơ hội kinh doanh mới. 

• Xây dựng hình ảnh công ty: Nếu thành công, buổi lễ khánh thành sẽ gây ấn tượng mạnh với khách hàng, giúp quảng bá thương hiệu của công ty. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thu hút sự quan tâm của công chúng, tạo ra sự phát triển bền vững và thịnh vượng trong thị trường. 

• Quảng bá dịch vụ, sản phẩm: Trong buổi lễ, doanh nghiệp có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình. Đây là bước đầu để xây dựng niềm tin và sự tín nhiệm từ phía khách hàng tiềm năng.

• Xây dựng mối quan hệ: Buổi lễ sẽ có nhiều khách tham dự, bao gồm: nhà đầu tư, đối tác, cộng sự tiềm năng. Tổ chức khánh thành là cơ hội để doanh nghiệp đưa ra ưu điểm và tính chuyên nghiệp.  

Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức lễ khánh thành gồm nhiều giai đoạn. Một quy trình chi tiết, chỉn chu thì tỷ lệ thành công của sự kiện ngày càng cao. Ban tổ chức dựa vào quy trình này sẽ dễ dàng giám sát tiến độ, đánh giá mức độ hoàn thành của sự kiện:  

Bước 1: Xác định thời gian tổ chức

Chọn ngày tổ chức lễ khánh thành rất quan trọng để có khởi đầu suôn sẻ. Ngày tổ chức cần phù hợp tâm linh và điều kiện thời tiết. Các yếu tố như mưa nắng phải được chuẩn bị kỹ lưỡng. Buổi lễ thường diễn ra vào thứ Bảy hoặc Chủ nhật để thuận tiện. Khi xác định thời gian, cần xin phép cơ quan chức năng nơi tổ chức.

Bước 2: Xác định thông điệp và lên concept

Ban tổ chức cần ưu tiên xác định thông điệp và lên concept cho lễ khánh thành. Tùy quy mô, mục đích sự kiện, thông điệp cần rõ ràng, phù hợp với concept. Với lễ khánh thành công ty, concept thường chọn màu đỏ, biểu tượng cho may mắn. Đối với công trình dân sinh, concept thường chọn màu vàng, thể hiện sự an toàn và lạc quan.

Bước 3: Lập danh sách khách mời và gửi thiệp mời

Lên danh sách khách mời chi tiết và chuẩn bị thiệp mời là bước quan trọng. Điều này giúp đảm bảo kế hoạch đón tiếp hiệu quả và tránh thiếu sót thông tin. Thiệp mời nên được gửi trước 1-2 tuần để khách mời có thể sắp xếp lịch trình.

Một số lưu ý khi lên danh sách khách mời: 

• Danh sách khách mời cần kiểm tra kỹ càng, tránh bỏ sót thông tin.
• Khách mời có thể là khách hàng, đối tác, người thân, bạn bè, cơ quan thẩm quyền,… 
• Có thể phân loại khách mời thành các nhóm: khách vip, khách mời chính thức, dự bị, khách mời truyền thông,… để dễ dàng kiểm tra, rà soát. 
• Danh sách khách mời cần đầy đủ các thông tin về họ tên, chức danh, đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại,… để ban tổ chức có thể thiết kế thiệp mời và liên hệ được dễ dàng. 

Có nhiều hình thức gửi thiệp mời đó là: gửi thiệp mời trực tiếp, online qua gmail, facebook, zalo,…

Dựa vào độ khả thi và nguồn nhân lực để lựa chọn hình thức gửi thiệp sao cho hợp lý nhất. 

Bước 4: Lập kế hoạch chương trình

Bạn cần lên kịch bản chi tiết để buổi lễ diễn ra thành công, ấn tượng. Kịch bản giúp ban tổ chức nắm rõ các bước và timeline chương trình. Nó cũng hỗ trợ điều phối sự kiện một cách hợp lý. Kịch bản lễ khánh thành cần phù hợp với đặc điểm công trình hoặc dự án. Kịch bản cũng có thể theo sở thích và thông điệp từ chủ đầu tư.

Bước 5: Trang trí địa điểm tổ chức

Để không gian buổi lễ thêm ấn tượng, ban tổ chức có thể trang trí địa điểm tổ chức bằng backdrop, banner, cổng chào,… sao cho phù hợp với mục đích của chương trình.

• Backdrop: Backdrop được dùng để truyền tải thông điệp sự kiện đến khách mời. Chất liệu có thể là hiflex, PP, mica, màn chiếu, hoặc LED. Backdrop được thiết kế màu sắc, font chữ và hình ảnh theo concept buổi lễ.

• Banner: Là phương tiện truyền thông quan trọng trong sự kiện. Có thể thiết kế với nhiều kích thước khác nhau như 0.8 x 3 mét, 0.6 x 1.6 mét. Banner thường có màu sắc nổi bật, font chữ sắc nét hoặc hình ảnh trang trí đặc biệt.

• Khu vực sân khấu: Cần được thiết kế tỉ mỉ với nhiều hình dạng như chữ nhật, bán nguyệt, hình tròn, và sử dụng màu sắc nổi bật như trắng đen, đỏ đen, trắng xanh. Khu vực này có thể được trang trí với hoa tươi, bóng bay và các tiểu cảnh để tạo ấn tượng cho người tham dự.

• Bàn ghế ngồi: Cần được bố trí một cách khoa học và trang trí theo màu sắc phù hợp với concept. Đặc biệt là khi tổ chức ngoài trời để đảm bảo sự thoải mái cho khách mời.

• Cổng chào: Được dùng để quảng bá và truyền tải thông điệp của sự kiện. Có thể thiết kế từ các chất liệu như căng bạt hiflex, khung sắt ốp mica hộp đèn. Cổng chào được trang trí nổi bật để thu hút sự chú ý từ xa.

• Decor không gian với hoa tươi và bong bóng: Hoa tươi và bong bóng với nhiều hình dáng và màu sắc sẽ làm cho không khí sự kiện thêm sinh động và hấp dẫn. Các phụ kiện này có thể được thiết kế để phù hợp với chủ đề của buổi lễ.

Bước 6: Triển khai chương trình

Cuối cùng là triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã lập. Điều này đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru và mang lại ấn tượng tích cực.

Kịch bản lễ khánh thành gồm những gì?

Để buổi lễ được tổ chức thành công thì không thể thiếu mẫu kịch bản tổ chức cụ thể. Một buổi lễ khánh thành trọn vẹn sẽ bao gồm những hoạt động sau: 

Đón khách mời tham dự sự kiện

Ban tổ chức sắp xếp đội ngũ lễ tân đứng tại cổng tiếp đón khách mời. Lễ tân cần mặc đồng phục đồng nhất, phù hợp với màu sắc logo thương hiệu của doanh nghiệp. 

Nhân viên phụ trách đón tiếp cần tận tâm, niềm nở, thể hiện sự quan tâm tới khách mời. Đây là yếu tố quan trọng tạo ấn tượng tốt khi khách mời vừa bước chân đến sự kiện.

Tiết mục nghệ thuật mở màn cho buổi lễ

Tiết mục biểu diễn mở màn phải là phần trình diễn đầy năng lượng và thu hút. Các tiết mục sôi động sẽ thu hút sự chú ý của khán giả, tránh chọn tiết mục gây tẻ nhạt, mất tập trung.

Giới thiệu đại biểu

MC sẽ giới thiệu các vị đại biểu và khách mời tham dự. Sau đó, đại diện của các bên sẽ được mời lên sân khấu để phát biểu. 

MC cần chú ý không được nhầm lẫn tên đại biểu và khách mời. Bởi bất kỳ sai sót nào cũng có thể ảnh hưởng tới uy tín của đơn vị tổ chức và doanh nghiệp.

Bài phát biểu của chủ đầu tư

MC sẽ mời lãnh đạo lên phát biểu giới thiệu dự án, công trình, chúc mừng cho sự thành công của dự án. 

Các nội dung chính có trong bài phát biểu lễ khánh thành bao gồm: 

• Giới thiệu và cảm ơn các vị đại biểu, khách mời tới tham dự buổi lễ. 
• Tuyến bố lý do chính của buổi lễ
• Giới thiệu tổng quan về công trình vừa hoàn thành
• Nêu lên mục tiêu, mong muốn của dự án
• Lời cảm ơn, chúc sức khỏe, thành công cho khách mời. 

Để bài phát biểu trở nên có ý nghĩa và suôn sẻ, lãnh đạo cần trình bày sao có ngắn gọn, rõ ràng và truyền cảm. 

Nghi thức cắt băng khánh thành

Đây là nghi thức quan trọng nhất của buổi lễ, đội ngũ lễ tân sẽ mang băng khánh thành lên khán đài, và MC sẽ mời các vị đại biểu lên cắt băng. 

Đây là nghi thức có ý nghĩa thiêng liêng đánh dấu hành trình mới bắt đầu và cầu mong cho sự thành công của dự án trong tương lai. Để không khí thêm phần sôi động, ấn tượng, ban tổ chức có thể bổ sung phần âm thanh như trống, kèn hoặc pháo,…

Nghi thức múa Lân – Sư – Rồng cho sự kiện

Sau nghi thức cắt băng, phần biểu diễn múa Lân Sư Rồng sẽ tiếp nối chương trình. Phần trình diễn này có ý nghĩa như lời cầu nguyện cho sự phát triển tịnh vượng của doanh nghiệp/dự án, hứa hẹn sự phát triển thịnh vượng trong tương lai. 

Tham quan nhà máy/dự án đã khánh thành

Sau các nghi thức trang trọng trên, doanh nghiệp sẽ dẫn các khách mời tham quan công trình, dự án. Điều này giúp khách mời có cái nhìn sâu sắc hơn về dự án và doanh nghiệp. Dự án cũng trực tiếp nhận được các ý kiến đóng góp để hoàn thiện dự án tốt hơn. 

Buổi tiệc nhẹ chiêu đãi

Ban tổ chức có thể chọn tiệc buffet hoặc teabreak để cảm ơn khách mời. Đây là cơ hội giao lưu giữa lãnh đạo, nhà đầu tư và khách mời.

Tiễn khách mời và trao quà lưu niệm

Kết thúc buổi lễ, MC có thể mời khách lên chụp ảnh lưu niệm và trao, tặng quà lưu niệm cho họ. Món quà có thể là những đồ vật in logo công ty như: bình giữ nhiệt, sổ, bút viết,… Đây cũng là cách truyền thông hiệu quả để khách mời luôn nhớ tới thương hiệu và sự kiện này. 

Những lưu ý khi tổ chức lễ khánh thành công trình

Để tổ chức một buổi lễ khánh thành thành công và chuyên nghiệp, ban tổ chức cần lưu ý một số điều như sau: 

• Lập kế hoạch truyền thông rõ ràng và hiệu quả: là bước đầu tiên quan trọng. Sử dụng mạng xã hội như Facebook, Zalo, TikTok và các phương tiện truyền thông khác. Điều này giúp lan tỏa thông tin về sự kiện một cách toàn diện.

• Quản lý chi phí một cách hợp lý: Dự trù ngân sách cho đơn vị tổ chức, nhân sự, tiệc cưới và các chi phí khác. Điều này giúp tránh thiếu hụt ngân sách và các bất ngờ không đáng có.

• Chuẩn bị sớm: là cách tối ưu nhất để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Tối thiểu 2 tháng cho việc lên kế hoạch là thời điểm lý tưởng để sắp xếp và chuẩn bị mọi khía cạnh của sự kiện.

• Xin giấy phép từ cơ quan chức năng: Xem xét quy mô và tính chất của sự kiện, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết.

• Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và có kinh nghiệm: là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của buổi lễ khánh thành. Với đội ngũ chuyên nghiệp và sáng tạo, họ sẽ giúp bạn thiết kế một kịch bản sự kiện độc đáo và thu hút, cũng như cân đối chi phí một cách hợp lý.

Trên đây là các thông tin hữu ích về tổ chức lễ khánh thành và quy trình để đảm bảo sự ấn tượng và ý nghĩa nhất. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức chuẩn bị từng khâu để tổ chức được một buổi lễ chuyên nghiệp, đừng ngần ngại mà sử dụng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành của Life Vision nhé!

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện của Life Vision, xin vui lòng truy cập:

• Website chính thức: https://lifevision.vn/
• Hotline: 0916 22 63 63
• Facebook: Life Vision – Sự kiện và Bản sắc thương hiệu

Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ và đem đến những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và chất lượng nhất!