Tổ chức sự kiện âm nhạc không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp sân khấu và âm thanh. Để một sự kiện âm nhạc diễn ra thành công, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận và một quy trình tổ chức chuyên nghiệp. Trong bài viết này, Life Vision sẽ hướng dẫn bạn đọc quy trình tổ chức từ khâu lên kế hoạch, thiết kế sân khấu đến quản lý rủi ro, giúp mang đến một đêm nhạc thành công.

Sự kiện âm nhạc là gì?

Sự kiện âm nhạc (Music Festival) hay còn gọi là đại nhạc hội hoặc liên hoan âm nhạc. Đây là sự kiện văn hóa cộng đồng, bao gồm các màn biểu diễn ca hát, chơi nhạc cụ trực tiếp. Nó thường diễn ra theo chủ đề và mang tính chất giải trí. 

Sự kiện này thường thu hút sự chú ý từ giới báo chí và nhóm đối tượng nổi tiếng. Vì thế cần phải thực hiện thật kỹ lưỡng, cẩn thận trong từng bước của quy trình. 

Sự kiện âm nhạc mang đến cơ hội thưởng thức âm nhạc trực tiếp cho khán giả. Đây là dịp giao lưu với nghệ sĩ và thể hiện niềm đam mê âm nhạc. Đối với nghệ sĩ, đây là cơ hội thể hiện tài năng và tương tác với người hâm mộ. Các sự kiện âm nhạc rất đa dạng về hình thức, chủ đề và quy mô. Chúng có thể là buổi diễn nhỏ tại quán cà phê hoặc lễ hội thu hút hàng nghìn người tham gia.

Một số loại hình sự kiện âm nhạc phổ biến

Ở Việt Nam, có nhiều sự kiện âm nhạc được tổ chức hàng năm. Nó thu hút nhiều người yêu âm nhạc tới từ khắp mọi miền. Đây là nơi quy tụ các nhóm nhạc, nghệ sĩ và những người yêu thích âm nhạc. Sự kiện tạo ra không gian giao lưu và trải nghiệm đa dạng các thể loại âm nhạc. 

Các sự kiện này mang lại niềm vui và giây phút thư giãn cho người tham dự. Sự kiện góp phần thúc đẩy văn hóa âm nhạc phát triển mạnh mẽ ở Việt Nam. Sự kiện âm nhạc này được tổ chức phổ biến dưới những hình thức như sau: 

Lễ hội âm nhạc theo mùa

Ở Việt Nam, các lễ hội theo mùa được đông đảo người yêu thích và trông đợi hàng năm. Những sự kiện này không chỉ trình diễn âm nhạc truyền thống. Nó cũng kết hợp đa dạng các thể loại âm nhạc hiện đại. Sự kiện đem lại trải nghiệm phong phú và đa sắc màu cho người tham dự.

Lễ hội âm nhạc theo mùa điển hình ở Việt Nam có thể kể tới Monsoon Music Festival. Lễ hội Âm nhạc Quốc tế Gió mùa vẫn diễn ra vào đúng tháng 10 – được cho là tháng đẹp nhất của mùa thu Hà Nội. Monsoon Music Festival trở thành lễ hội âm nhạc thường niên, được công chúng yêu thích. 

Sự kiện âm nhạc tạo dấu ấn thương hiệu

Sự kiện này được các công ty tổ chức thực hiện để xây dựng hình ảnh, tăng cường kết nối với khách hàng. Sự kiện âm nhạc tạo dấu ấn mạnh mẽ cho thương hiệu. Bởi nó kết hợp trải nghiệm âm nhạc, xây dựng tương tác và kết nối. Sự kiện cũng tăng tính nhận diện thương hiệu qua các kênh truyền thông. 

Sự kiện âm nhạc gây quỹ vì cộng đồng

Sự kiện âm nhạc từ thiện hay sự kiện âm nhạc gây quỹ vì cộng đồng là hình thức sáng tạo và ý nghĩa. Sự kiện này kết hợp âm nhạc với mục đích từ thiện, góp phần vào phát triển xã hội. 

Âm nhạc đóng vai trò là cầu nối gắn kết cộng đồng và truyền tải những thông điệp ý nghĩa. Một số hình thức gây quỹ có thể kể tới đó là: Tổ chức buổi biểu diễn nhạc từ thiện, Đóng góp từ doanh nghiệp và tài trợ, Quyên góp từ việc bán vé. 

Tiệc âm nhạc nội bộ, lễ kỷ niệm,…

Sự kiện âm nhạc nội bộ cũng là một cách để kỷ niệm những dịp đặc biệt của tổ chức, doanh nghiệp như lễ kỷ niệm, lễ thành lập, ngày lễ quan trọng,…

Những sự kiện này là dịp để cán bộ nhân viên thư giãn, giao lưu và nâng cao tinh thần đoàn kết. Sự kiện tạo ra không khí phấn khởi, lưu giữ những kỷ niệm đáng nhớ cho mọi người.

Hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện âm nhạc

Để tổ chức sự kiện âm nhạc suôn sẻ và theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện âm nhạc theo mẫu chuẩn.
• Bản sao giấy phép hoạt động của doanh nghiệp. Bản sao được công chứng từ cơ quan có thẩm quyền.
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện, có chữ ký của chủ sở hữu bên cho thuê.
• Danh sách ca khúc dự kiến biểu diễn.
• Giấy chứng nhận bản quyền các bài hát.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được phản hồi trong vòng 7 ngày. Nếu hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, cần điều chỉnh lại theo hướng dẫn. Để đảm bảo tổ chức sự kiện đúng ngày dự kiến, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày.

ĐỌC THÊM: Thủ tục và quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện năm 2024

Các bước tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp và hiệu quả nhất

Để có thể tổ chức một lễ hội âm nhạc thật thành công, ban tổ chức cần lên kế hoạch cẩn thận và chi tiết từng bước: 

Xác định ý tưởng tổ chức sự kiện âm nhạc

Để tổ chức một sự kiện nghệ thuật như chương trình âm nhạc, ban tổ chức cần phải hiểu rõ một số yếu tố cơ bản. Các yếu tố này được tổng hợp thành một bản tóm tắt. Từ đó xác định rõ mục đích và chi tiết các hoạt động cần thực hiện. Một số câu hỏi mà ban tổ chức cần trả lời trong bản tóm tắt đó: 

• Loại hình sự kiện (liveshow nhạc trẻ, cải lương, múa rối, nghệ thuật kỷ niệm, chào mừng ngày lễ,…)
• Mục tiêu của sự kiện (quảng bá thương hiệu, bán vé,…)
• Đối tượng khán giả dự kiến (độ tuổi, sở thích)
• Địa điểm và thời gian tổ chức
• Ngân sách dự kiến

Dựa theo bản tóm tắt đó, đội ngũ tổ chức sự kiện thảo luận và đóng góp ý tưởng chi tiết, phù hợp và sáng tạo. Những ý tưởng này được ghi lại trong proposal để thể hiện ý tưởng và kế hoạch sự kiện một cách thật chi tiết và thuyết phục. 

Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện

Đây là giao đoạn cụ thể hóa các ý tưởng và rất quan trọng cho giai đoạn thực thi tiếp sau đó. Vì thế, khi đề xuất các ý tưởng hoặc soạn thảo kịch bản chi tiết, cần đầu tư nhiều công sức vào những hoạt động sau: 

• Thiết kế thương hiệu: Bao gồm thiết kế chủ đề của sự kiện, hình ảnh (banner, backdrop, standee, photobooth,…), vé, phướn treo, tờ rơi,…
• Soạn kịch bản chương trình cơ bản và chi tiết: Đưa ra kịch bản chi tiết bao gồm các tài nguyên nhân lực cần thiết, người chịu trách nhiệm từng vị trí, timeline chi tiết cho từng phần trong chương trình. Kịch bản này được xây dựng chặt chẽ, rõ ràng về nội dung, hình thức.
• Lập kế hoạch kỹ thuật: Bao gồm âm thanh, ánh sáng, hình ảnh, các hiệu ứng trong chương trình.
• Đánh giá và phân tích rủi ro có thể xảy ra, lập kế hoạch đối phó với các rủi ro.

Tiến hành thực hiện

Thời gian thực hiện chương trình có thể khác nhau tùy vào quy mô và mức độ. Các công việc chuẩn bị bao gồm in banner, lắp đặt standee, treo phướn, và cấp phép biểu diễn. Ban tổ chức cần liên lạc với nhà cung cấp dụng cụ, thiết bị, nhà in ấn, cũng như nghệ sĩ và MC tham gia chương trình. Họ cũng cần làm việc với bên cho thuê địa điểm và ký kết hợp đồng.

Đối với sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp, truyền thông và quảng cáo rất quan trọng. Các chiến dịch marketing hiệu quả giúp chương trình thu hút sự chú ý lớn. Nhóm truyền thông sẽ chuẩn bị thông cáo báo chí và đăng tin sự kiện trên mạng xã hội. Mọi người dễ dàng tìm hiểu thêm về chương trình qua các nền tảng này. Thông tin và diễn biến sự kiện cũng được cập nhật thường xuyên trên đó.

Với các sự kiện lớn, cần có một chuỗi bài viết được lập kế hoạch trước, trong và sau sự kiện. Nó có thể bao gồm tin tức, hình ảnh và video để thu hút sự quan tâm của công chúng đối với chương trình.

Trong quá trình này, việc liên lạc thường xuyên và kiểm soát rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.

Dàn dựng sân khấu và quản lý chương trình

Quá trình dàn dựng sân khấu và chuẩn bị sự kiện khá quan trọng. Nó được thực hiện tại địa điểm ít nhất là 1 hoặc 2 ngày trước khi diễn ra chương trình. Việc này bao gồm lập danh sách công việc chi tiết để quản lý tiến độ và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công đoạn nào. Các nhà tổ chức sẽ dựa vào kịch bản chi tiết để phân công nhân lực một cách hiệu quả. Khi có sự cố xảy ra ngoài dự tính, toàn bộ nhóm sẽ hội họp để giải quyết vấn đề ngay tại chỗ.

Giai đoạn diễn ra sự kiện là giai đoạn quan trọng nhất. Nó đánh dấu kết quả của quá trình chuẩn bị. Do đó, team tổ chức sẽ tập trung tối đa để quản lý chương trình vào thời điểm này. Các thành viên trong đội tổ chức, đội kĩ thuật, cùng các trợ lý nghệ sĩ, MC,… nên sử dụng bộ đàm để liên lạc và xử lý các vấn đề phát sinh ngay lập tức. Đồng thời tăng cường sự phối hợp trong khi sự kiện đang diễn ra.

Tiến hành kế hoạch sau sự kiện âm nhạc

Để đánh giá thành công của sự kiện âm nhạc, doanh nghiệp cần có kế hoạch truyền thông sau chương trình. Các hoạt động truyền thông thường gồm chia sẻ hình ảnh, video về những khoảnh khắc đáng nhớ. Doanh nghiệp cũng cần phát hành bài báo và PR. Sau sự kiện, cần gửi lời cảm ơn đến các khách mời tham dự. Hành động này thể hiện lòng biết ơn và đánh giá cao với đối tác. đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt cho các sự kiện tương lai.

Team tổ chức sự kiện cần họp tổng kết để đánh giá và rút kinh nghiệm. Mỗi bộ phận sẽ báo cáo các thiếu sót và ưu điểm trong quá trình chuẩn bị, diễn ra, và kết thúc sự kiện. Việc này giúp rút ra bài học cho những lần tổ chức sự kiện sau.

Những yếu tố quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện âm nhạc thành công

Thành công của một sự kiện âm nhạc đòi hỏi sự kết hợp tốt giữa nhiều yếu tố. Điều này yêu cầu kế hoạch cần được làm thật cẩn thận và kỹ lưỡng.

• Mục tiêu của sự kiện:

  Xây dựng thông điệp thật ngắn gọn và súc tích. Nhưng cần bao hàm toàn bộ nội dung để mang tới hiệu quả truyền đạt tốt nhất tới khán giả. 

• Xác định đối tượng khán giả tham gia sự kiện:

  Đối tượng khán giả đa dạng về độ tuổi, giới tính và thu nhập,… Họ đều chung niềm đam mê tới âm nhạc. Họ cũng có thể mua vé với mục đích là đóng góp vào công tác từ thiện. Có một số sự kiện quy định về độ tuổi khán giả để đảm bảo an toàn và sự thích hợp. 

• Xác định ngân sách và dự trù cho sự kiện:

  Dựa vào quy mô, tính chất và kịch bản sự kiện âm nhạc, ban tổ chức sẽ tính toán và quản lý ngân sách. Doanh nghiệp cần có ngân sách dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh.

• Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức:

  Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô và ý tưởng của sự kiện. Thời gian tổ chức sự kiện âm nhạc thường là vào buổi tối, những ngày cuối tuần để thu hút sự tham gia của nhiều khán giả. 

• Lên danh sách nghệ sĩ và các tiết mục biểu diễn:

  Tạo danh sách chi tiết về các nghệ sĩ, tiết mục biểu diễn. Xác định thứ tự biểu diễn và liên hệ trước sự kiện để đảm bảo có sự chuẩn bị tốt nhất. 

• Diễn tập, tổng duyệt chương trình:

  Đây là bước rất quan trọng. Bước này giúp ekip làm quen với kịch bản, giảm sai sót khi diễn ra chương trình.

• Phương án dự phòng:

  Có kế hoạch dự phòng để xử lý các tình huống khẩn cấp, giảm thiểu rủi ro trong sự kiện. Kiểm soát số lượng khách mời và sắp xếp, phân công nhân sự phù hợp, đảm bảo thực hiện tốt công việc ở mọi khu vực.

• An ninh – An toàn:

  Đảm bảo an ninh và an toàn trong sự kiện âm nhạc. Bởi ưu tiên hàng đầu là đảm bảo người tham gia trải nghiệm lễ hội âm nhạc một cách an toàn. 

• Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín:

  Một đơn vị giàu kinh nghiệm sẽ đảm bảo chất lượng và giảm rủi ro cho sự kiện âm nhạc. Với nhiều năm hoạt động, Life Vision là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp. Life Vision được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Bằng sự sáng tạo và nỗ lực, Life Vision cam kết mang đến lễ hội âm nhạc ấn tượng và thành công.

Hy vọng qua bài viết, độc giả có thể hiểu được quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc bài bản và chuyên nghiệp nhất. Nếu bạn đang có nhu cầu, hãy liên hệ ngay tới chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhất!

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện của Life Vision, xin vui lòng truy cập:

• Website chính thức: https://lifevision.vn/
• Hotline: 0916 22 63 63
• Facebook: Life Vision – Sự kiện và Bản sắc thương hiệu

Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ và đem đến những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và chất lượng nhất!