Tổ chức sự kiện không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt nội dung, hình thức mà còn cần phải tuân thủ các quy định pháp lý. Trong đó, giấy phép tổ chức sự kiện là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hợp pháp và suôn sẻ.

Vậy quy trình và thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện như thế nào? Cần phải lưu ý gì? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Life Vision để được giải đáp nhé! 

Tại sao phải xin giấy phép tổ chức sự kiện?

Đơn vị nào cấp giấy phép tổ chức sự kiện?

Tất cả các loại sự kiện đều phải xin giấy phép trước khi thực hiện. Ngoại trừ các sự kiện mang tính cá nhân và nội bộ như đám cưới, sinh nhật, liên hoan,…

Tùy vào loại hình sự kiện tổ chức mà cơ quan tiếp nhận giấy phép sẽ khác nhau. Dưới đây là một số cơ quan và các hình tổ chức tiêu biểu:

• Thủ tướng Chính phủ: Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao với thành viên là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng trở lên của các quốc gia; hội nghị, sự kiện liên quan đến chính trị, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, nhân quyền hoặc bí mật quốc gia.

• Thủ trưởng cơ quan Nhà nước ở Trung ương, địa phương: Hội nghị, sự kiện quốc tế của cơ quan hoặc địa phương mình, không thuộc diện phải xin phép Thủ tướng Chính phủ.

• Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: Sự kiện, hội nghị theo quy định của Bộ Chính Trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.

• Bộ/Sở Thông tin và Truyền thông: Sự kiện họp báo, công bố, hoặc tuyên truyền, sự kiện có sự tham gia của đơn vị hoặc cá nhân ngoài lãnh thổ.

• Bộ/Ban chỉ huy quân sự/Bộ tư lệnh công binh/Tổng Cục (Cục) An ninh: Sự kiện sử dụng vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa. sự kiện có sự tham gia của chính phủ.

• Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch/Cục Nghệ thuật Biểu diễn/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập.

• Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Sự kiện có sử dụng âm nhạc có bản quyền của nhạc sĩ.

Với từng loại sự kiện cụ thể, hồ sơ sẽ được nộp tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết sự kiện đó. Các cơ quan phổ biến thường thấy như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục Nghệ thuật Biểu diễn.

Hồ sơ, giấy phép tổ chức sự kiện gồm những tài liệu nào?

Để xin giấy phép tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau: 

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện, đơn vị xin phép đứng tên (bản chính có dấu đỏ) 
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 
• Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng) 
• Kịch bản nội dung sự kiện (bản chính có dấu đỏ)
• Văn bản cam kết thực thi đầy đủ các quy định pháp luật về quyền tác giả hoặc bản sao hợp đồng với tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả (bản chính đóng dấu đỏ)
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện (bản sao có công chứng): 1 bản nộp lên Cục Tác quyền, 1 bản nộp cho Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, 1 bản cho bên thuê địa điểm giữ, 1 bản doanh nghiệp giữ. 

Các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, giấy tờ, cụ thể như sau: 

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị

• Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức.
• Đơn xin giấy phép tổ chức theo mẫu quy định.
• Bản sao các tài liệu về nội dung sự kiện hoặc kế hoạch tổ chức, đề án tổ chức hội thảo
• Bản sao các tài liệu liên quan đến địa điểm tổ chức.

Tổ chức họp báo

• Đơn xin phép họp báo bao gồm mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, thông tin người thuyết trình, người chủ trì (họ tên, chức vụ), và khách mời.
• Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao công chứng).
• Các tài liệu liên quan đến mục đích và nội dung họp báo.
• Thời gian cấp giấy phép: 1 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức trình diễn thời trang

• Đơn xin phép trình diễn thời trang.
• Danh sách người mẫu.
• Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn.
• Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn).
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức.

Thẩm quyền cấp giấy phép cho sự kiện trình diễn thời trang

• Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Đoàn nghệ thuật thuộc cơ quan trung ương, đoàn nước ngoài biểu diễn theo hợp tác, nghệ sĩ Việt Nam ở nước ngoài về biểu diễn.
• Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Đoàn nghệ thuật địa phương, nghệ sĩ Việt Nam ở nước ngoài biểu diễn tại địa phương mà không thuộc đoàn nghệ thuật.

Tổ chức biểu diễn ca nhạc

• Đơn xin phép bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, và thông tin về việc bán vé.
• Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao công chứng).
• Hợp đồng thuê địa điểm.
• Thời gian cấp giấy phép: 7 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức triển lãm

• Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức triển lãm.
• Danh mục tác phẩm, tác giả chuẩn bị triển lãm, kích thước các tác phẩm. 
• Mẫu giấy mời tham gia sự kiện và nội dung triển lãm.
• Bản cam kết không vi phạm quy chế tổ chức sự kiện.
• Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài: Cần văn bản liên quan đến tổ chức, chương trình sự kiện được dịch ra tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thời gian cấp giấy phép: 10 ngày (không kể ngày nghỉ). Trường hợp từ chối cấp phải trả lời bằng văn bản.

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Thông thường, quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Việt Nam thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin giấy phép 

Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được nêu ở trên 

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ và lệ phí 

Có 3 hình thức nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện. Đó là: Nộp trực tiếp tại cơ quan chức năng có thẩm quyền, chuyển phát nhanh hoặc nộp online qua Cổng Dịch vụ Công Quốc gia. 

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều như sau: 

• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trụ sở hoặc cư trú tại địa phương; chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức trung ương đặt tại địa phương phải gửi hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm đến Sở. 
• Trong vòng 10 ngày làm việc, Sở phải cấp giấy phép nếu hồ sơ đầy đủ.nNếu không cấp giấy phép, Sở phải gửi văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Bước 3: Chờ cơ quan thẩm quyền xét duyệt hồ sơ

Trong một số trường hợp, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện. Họ cũng có thể xin ý kiến của các cơ quan ban ngành khác có liên quan.

Bước 4: Nhận kết quả

Vào ngày hẹn, người nộp hồ sơ đến cơ quan thẩm quyền nhận kết quả. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Giấy phép tổ chức sự kiện là yêu cầu pháp lý quan trọng. Nó quyết định sự thành công của một sự kiện.Các tổ chức tổ chức sự kiện cần thấu hiểu và tuân thủ quy định. Họ cần mang đến trải nghiệm thú vị và an toàn cho khách hàng.

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện của Life Vision, xin vui lòng truy cập:

• Website chính thức: https://lifevision.vn/
• Hotline: 0916 22 63 63
• Facebook: Life Vision – Sự kiện và Bản sắc thương hiệu

Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ và đem đến những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và chất lượng nhất!