Trong thời đại công nghệ phát triển, tổ chức sự kiện đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược marketing và PR của các doanh nghiệp, tổ chức. Đằng sau mỗi sự kiện thành công là một quy trình tổ chức chuyên nghiệp. Từ việc lên kế hoạch, thiết kế, thực hiện cho đến đánh giá kết quả. Trong bài viết này, Life Vision sẽ giúp độc giả có thể hiểu sâu hơn về ngành tổ chức sự kiện. Hãy cùng khám phá nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là một hoạt động được tổ chức theo một kế hoạch nhất định. Mục đích nhằm thu hút sự chú ý của công chúng, truyền tải thông điệp. Các sự kiện có thể là các buổi hội thảo, triển lãm, hay nhiều dạng khác tùy thuộc vào mục đích và đối tượng tham gia.

Tổ chức sự kiện là quá trình thực hiện các công việc cần thiết để một sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và hoàn hảo theo mong muốn. Quá trình này bắt đầu từ khâu lên ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc. Ngày nay, tổ chức sự kiện thường nhằm truyền tải thông điệp đến khách hàng hoặc công chúng.

Các sự kiện được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau, cụ thể: 

• Quảng bá sản phẩm.
• Tuyên truyền và vận động cho các hoạt động xã hội, cộng đồng và văn hóa.
• Bán hàng và tăng doanh số.
• Kỷ niệm các cột mốc quan trọng của doanh nghiệp.
• Xây dựng mối quan hệ và mở rộng thị trường.
• Nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
• Mang lại mục đích giải trí.
• Thu thập dữ liệu.
• Tuyển dụng nhân sự.
• Đào tạo và phát triển nhân viên.
• Nâng cao nhận thức cộng đồng.
• Tăng cường sự gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn có các mục đích khác như chính trị, tôn giáo, thể thao, thương mại hoặc từ thiện.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển của một doanh nghiệp, có thể kể tới những khía cạnh dưới đây: 

• Tăng cường nhận diện thương hiệu

  Tổ chức sự kiện là cách hiệu quả để doanh nghiệp nâng cao nhận diện thương hiệu. Khách hàng có thể tiếp xúc trực tiếp với thương hiệu của doanh nghiệp. Ví dụ như logo, khẩu hiệu, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp tại sự kiện. Sự kiện giúp họ ghi nhớ thương hiệu dễ dàng hơn khi có nhu cầu.

• Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng

  Các sự kiện mang đến cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp kết nối với khách hàng. Sự kiện là cơ hội để giao lưu, trò chuyện và giải trí tại sự kiện. Tại đây, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, tăng khả năng giữ chân họ, thúc đẩy hành vi mua hàng.

• Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ

  Sự kiện là phương tiện lý tưởng để doanh nghiệp trưng bày và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới. Qua các hoạt động này, doanh nghiệp có thể giúp khách hàng hiểu rõ hơn về những gì họ cung cấp. Từ đó đưa ra quyết định mua hàng dễ dàng hơn.

• Nâng cao uy tín của doanh nghiệp

  Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Khi khách hàng thấy doanh nghiệp tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp và có ý nghĩa, họ sẽ tin tưởng và có thiện cảm hơn, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

• Tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ

  Tổ chức sự kiện cũng giúp tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng. Một sự kiện thú vị và hấp dẫn sẽ khiến khách hàng nhớ đến doanh nghiệp và quay lại trong những lần sau.

• Tăng doanh số

  Sự kiện cũng giúp doanh nghiệp tăng doanh số. Tại đây có thể giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ đến khách hàng tiềm năng và khuyến khích họ mua hàng ngay tại sự kiện.

Những yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Để một sự kiện diễn ra thành công, cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến tất cả các yếu tố liên quan. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện:

• Mục tiêu của sự kiện:

  Mục tiêu của sự kiện là gì? Bạn mong muốn đạt được điều gì khi tổ chức sự kiện? Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn dễ dàng định hướng và tập trung vào các yếu tố khác trong quá trình tổ chức.

• Đối tượng tham gia:

  Ai sẽ tham gia sự kiện của bạn? Độ tuổi, giới tính, sở thích của họ là gì? Xác định đối tượng tham gia sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm, thời gian, nội dung và các hoạt động phù hợp.

• Ngân sách:

  Tổ chức sự kiện cần có một ngân sách cụ thể. Bạn cần xem xét các chi phí như địa điểm, trang trí, âm thanh, ánh sáng, phục vụ ăn uống, quà tặng,… để có thể lập ra một kế hoạch ngân sách hợp lý.

• Thời gian và địa điểm:

  Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cần được chọn lựa phù hợp với đối tượng tham gia và mục tiêu của sự kiện. Bạn phải đảm bảo rằng thời gian và địa điểm thuận tiện cho mọi người tham gia.

• Nội dung và hoạt động:

  Nội dung và hoạt động của sự kiện cần được thiết kế hấp dẫn và phù hợp với đối tượng tham gia. Bạn cần đảm bảo rằng sự kiện có những hoạt động thú vị và bổ ích, giúp mọi người giao lưu, học hỏi và giải trí.

• Marketing và truyền thông:

  Để sự kiện được nhiều người biết đến, bạn cần thực hiện các hoạt động marketing và truyền thông. Có thể sử dụng các kênh như website, mạng xã hội, email marketing,… để quảng bá sự kiện của mình.

• Hậu cần:

  Hậu cần là yếu tố không kém phần quan trọng trong tổ chức sự kiện. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị, dụng cụ và nhân sự cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

• Dự phòng:

  Luôn có khả năng xảy ra những tình huống ngoài ý muốn trong quá trình tổ chức sự kiện. Vì vậy, cần có kế hoạch dự phòng để giải quyết các vấn đề này. Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho trường hợp thời tiết xấu hoặc có sự cố xảy ra.

Quy trình tổ chức sự kiện

Vấn đề được mọi người quan tâm nhất đó chính là quy trình tổ chức sự kiện. Quy trình này được chia thành 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thực hiện, giai đoạn sau sự kiện. 

Giai đoạn chuẩn bị

Xác định mục đích và yêu cầu

Khi lấy thông tin, brief doanh nghiệp cần xác định rõ 4 bộ thông tin sau: 

• Thông tin tổng quan sự kiện: Bao gồm mục đích chính của sự kiện, số lượng người tham dự (độ tuổi, giới tính, phong cách, chức vụ, công việc, tính cách), thời gian và địa điểm tổ chức, cùng với thông điệp sự kiện cần truyền tải.
• Thông tin về sản phẩm: Gồm tên sản phẩm, công dụng, giá thành, điểm nổi bật của sản phẩm, hình ảnh sản phẩm, và những điểm nổi bật của doanh nghiệp.
• Thông tin chi tiết về sự kiện: Bao gồm concept, chủ đề sự kiện, tính chất sự kiện (sang trọng, nghệ thuật, đẳng cấp, sôi động, sâu lắng hay thiên nhiên), bố cục chương trình (mở màn, phần hội, phần lễ, phần tiệc, phần giao lưu), yêu cầu biểu đạt (dễ hiểu, sâu sắc hay ẩn dụ), loại hình tiệc (tiệc ngọt, finger food, set menu, buffet), demo một sự kiện khách hàng ấn tượng, có hoạt động bán hàng, chốt sale hay không, cảm xúc của khách hàng khi tham gia sự kiện, quà tặng, hình thức check-in (QR code, nhận diện khuôn mặt hay phổ thông), phong cách mini game nếu có (hài hước, nhã nhặn, sôi động).
• Các yêu cầu khác: Bao gồm yêu cầu về quà tặng, thiệp mời hay chuẩn bị booking báo chí.

Lập kế hoạch

• Chọn thời gian: Lựa chọn thời gian phù hợp cho sự kiện.
• Ngân sách: Lập dự trù kinh phí cho sự kiện.
• Ý tưởng và nội dung: Lên ý tưởng, nội dung, hồ sơ, proposal cho sự kiện.
• Kế hoạch tổng thể: Lập kế hoạch tổ chức và triển khai tổng thể, bao gồm tiến độ dự án và các hoạt động cụ thể.
• Ý tưởng sáng tạo: Bao gồm ideas, creative, concept note, scenario, script.
• Nội dung văn học, kịch bản: Gồm kịch bản dạng viết, mô tả kèm hình ảnh minh họa, kịch bản hình ảnh 2D, 3D.
• Sản phẩm sáng tạo nghệ thuật: Bao gồm visual, âm nhạc, động tác múa, đội hình biểu diễn và các sản phẩm thiết kế khác.
• Danh sách khách mời và nhân sự: Lập danh sách khách mời và nhân sự. Nó bao gồm nhân sự thực hiện chương trình, nhân sự hậu cần, nhân sự biểu diễn, nhân sự thuyết trình.
• Xác định rủi ro: Lập danh sách các yếu tố rủi ro trong sự kiện (tài chính, khách mời, kỹ thuật, an ninh, thời tiết, cháy nổ, vệ sinh thực phẩm, địa điểm, thời gian, hành vi khán giả, trẻ em) và giải pháp cụ thể.
• Timeline và check list: Lập bảng danh sách timeline, check list tiến độ của dự án.
• Kịch bản chi tiết: Lên kịch bản timeline, nội dung và lời dẫn MC chi tiết, kịch bản talkshow, phỏng vấn (nếu có) trong sự kiện.
• Kịch bản thiết bị: Lên kịch bản thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led theo thời gian thực.
• Hồ sơ xin tài trợ: Lập hồ sơ xin tài trợ.
• Phân công nhiệm vụ: Lập bảng phân công cho ekip chuẩn bị và thực hiện chương trình.

Chuẩn bị

• Địa điểm: Thuê địa điểm tổ chức.
• Thiết kế và in ấn: Thiết kế các ấn phẩm, in ấn, banner, quà tặng.
• Thiệp mời: Gửi thiệp mời cho khách hàng, người tham gia sự kiện.
• Danh sách: Chuẩn bị danh sách đại biểu, người phát biểu, danh sách khách mời.
• Thiết bị: Chuẩn bị các thiết bị như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, decor, trang trí, standee, hiệu ứng sân khấu, pháo, khói lạnh, bục phát biểu, hoa cài áo, barrier, hoa, trang phục biểu diễn. Có thể thuê thêm nhà cung cấp bên thứ ba nếu thiếu.
• Nhân sự: Book nhân sự biểu diễn như nghệ sĩ, diễn giả, MC, PG, lễ tân thực hiện chương trình. Nhân sự này có thể nội bộ hoặc thuê bên ngoài.
• Âm nhạc: Chuẩn bị nhạc đón khách, nhạc đại biểu, nhạc chờ, âm nhạc trong các tiết mục biểu diễn.
• Video trình chiếu: Chuẩn bị video trình chiếu và nội dung trình chiếu.
• Quay phim, chụp hình: Book quay phim, chụp hình cho sự kiện.
• An ninh và an toàn: Trang bị các thiết bị y tế, vật dụng chữa cháy, xe chữa cháy trong sự kiện.
• Tổng duyệt: Chuẩn bị cho buổi tổng duyệt, bao gồm khớp nhạc, khớp kịch bản MC, khớp các tiết mục biểu diễn trực tiếp trên sân khấu và hiệu ứng âm thanh, chọn nhạc, video trình chiếu trước khi chương trình diễn ra, xác định vị trí đặt bục phát biểu.
• Truyền thông: Thực hiện các chiến dịch quảng bá truyền thông cho sự kiện. Một số các kênh truyền thông như: mạng xã hội, quảng cáo truyền hình, báo chí, website,…

Giai đoạn thực hiện

Setup sự kiện

• Lắp đặt khu vực check-in, sân khấu, không gian chụp ảnh, barrier dẫn đường.
• Lắp đặt sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, và các thiết bị sự kiện khác.

Đón khách

• Chuẩn bị âm nhạc hoặc ban nhạc biểu diễn để chào đón khách.
• Sẵn sàng nhân sự an ninh để đảm bảo an toàn cho sự kiện.
• Đội lễ tân và tiếp đón: đón khách, hướng dẫn khách mời, chụp ảnh check-in, và hướng dẫn khách vào vị trí ngồi.

Giai đoạn diễn ra sự kiện

• MC thông báo, mời khách vào khán phòng và ổn định vị trí.
• Kiểm tra và điều chỉnh các thiết bị sự kiện như micro, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED,… Và các hiệu ứng sân khấu để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản.
• Giám sát và điều phối các hoạt động trên sân khấu, bao gồm các bài phát biểu, biểu diễn nghệ thuật, và thuyết trình.

Giai đoạn sau sự kiện

• Thu dọn thiết bị và vật liệu, bàn giao lại mặt bằng.
• Đánh giá kết quả, bao gồm KPI, ROI, doanh số, và các chi phí phát sinh.
• Thu thập phản hồi từ khách hàng.
• Phát quà tặng theo danh sách chương trình.
• Gửi lời cảm ơn đến khách hàng và nhà tài trợ.
• Thúc đẩy công tác truyền thông quảng bá sau sự kiện 
• Chăm sóc khách hàng để mang lại dịch vụ tốt nhất

Tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản là việc tổ chức một sự kiện nào đó. Đây là quá trình tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Nó đòi hỏi sự sáng tạo và chuẩn bị kỹ lưỡng. Hy vọng, bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về “tổ chức sự kiện”.

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ tổ chức sự kiện của Life Vision, xin vui lòng truy cập:

• Website chính thức: https://lifevision.vn/
• Hotline: 0916 22 63 63
• Facebook: Life Vision – Sự kiện và Bản sắc thương hiệu

Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ và đem đến những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và chất lượng nhất!