Tổ chức sự kiện ngoài trời là cơ hội kết nối khách hàng, đối tác và nhân viên. Không gian mở giúp tạo cảm giác thoải mái và gần gũi hơn. Để sự kiện chuyên nghiệp, cần nắm rõ quy trình tổ chức. Việc này giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo chất lượng chương trình. Sau đây, Life Vision sẽ chia sẻ một số lưu ý tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả cho doanh nghiệp.

5 lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp thường sẽ gặp nhiều khó khăn hơn khi tổ chức sự kiện trong nhà bởi ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ và không gặp rủi ro gì trong quá trình diễn ra thì bạn cần phải thật chú ý đến những điều sau:

Theo dõi dự báo thời tiết vào ngày tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp

Thời tiết là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến sự kiện. Bạn cần phải xem xét kỹ càng thời tiết vào ngày hôm đó để có phương án tổ chức sao cho phù hợp. Ngoài việc sử dụng nhà bạt che chắn nắng mưa cho sự kiện thì bạn cần phải chuẩn bị các thiết bị khác như quạt điều hòa nếu trời quá nóng, tăng cường nhà bạt để tránh mưa gây ảnh hưởng đến khách mời và các thiết bị điện tử khác.

Kiểm tra về giấy phép và quy định

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp chắc chắn sẽ gây đến nhiều sự chú ý. Thậm chí có thể gây ảnh hưởng đến xung quanh. Vậy nên bạn cần phải có sự cho phép của địa phương. Đồng thời cần tuân thủ các quy tắc được đưa ra để tránh bị “hỏi thăm” trong lúc diễn ra sự kiện.

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp chắc chắn sẽ gây đến nhiều sự chú ý (Ảnh: Sưu tầm)

Đảm bảo an toàn

Sự kiện ngoài trời cần có đội ngũ an ninh kiểm soát chặt chẽ. Đội ngũ an ninh ngăn chặn khách không mời tham dự. An ninh đảm bảo tránh trộm cắp làm ảnh hưởng sự kiện. Điều này bảo vệ khách tham dự và nhân viên nội bộ.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm phù hợp là yếu tố quan trọng cho sự kiện ngoài trời. (Ảnh: Sưu tầm)

Xem xét về vấn đề giao thông và đỗ xe

Tổ chức sự kiện ngoài trời tưởng đơn giản nhưng lại khá phức tạp. Các địa điểm thường giao toàn bộ quyền điều hành cho đơn vị tổ chức. Điều này đòi hỏi đơn vị tổ chức phải quản lý sự kiện chặt chẽ.

Vậy nên, bạn cần phải tự mình điều phối xe và sắp xếp chỗ để xe cho khách mời thật hợp lý để tránh việc tắc nghẽn giao thông và gây khó chịu khi tìm điểm đỗ xe cho khách mời.

Cách thức tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp

Các bước để tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp thành công và ấn tượng thường bao gồm:

Bước 1: Xác định Mục Tiêu và Đối Tượng

1. Xác định mục tiêu: Đặt ra mục tiêu cụ thể cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp. Ví dụ như tăng tương tác với khách hàng, quảng bá thương hiệu.
2. Nắm rõ đối tượng: Xác định rõ ràng ai là khách hàng mục tiêu của bạn và hướng sự kiện của bạn dành cho họ.

Xác định rõ ràng ai là khách hàng mục tiêu của bạn và hướng sự kiện của bạn dành cho họ. (Ảnh: Sưu tầm)

Bước 2: Lập Kế Hoạch

1. Chọn ngày và địa điểm: Chọn ngày và địa điểm phù hợp với mục tiêu và đối tượng của sự kiện. Đảm bảo rằng địa điểm có đủ không gian và tiện ích của việc tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp.
2. Xác định ngân sách: Đặt ngân sách cho mỗi khía cạnh của sự kiện bao gồm địa điểm, thiết bị, giải trí, và quảng cáo.
3. Lập kế hoạch hoạt động: Xác định các hoạt động và chương trình cho sự kiện, bao gồm các buổi trò chơi, phát sóng, hoặc các buổi thảo luận.
4. Xây dựng lịch trình: Tạo lịch trình chi tiết cho sự kiện bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc, và các hoạt động cụ thể.

Bước 3: Quản lý Sự Kiện

1. Thuê đội ngũ quản lý sự kiện: Thuê một nhóm chuyên nghiệp để quản lý sự kiện từ việc đặt vé, đến trang trí, và phục vụ.
2. Chăm sóc khách hàng: Đảm bảo rằng bạn có đội ngũ chăm sóc khách hàng để giải quyết mọi vấn đề hoặc yêu cầu từ khách tham dự.
3. Kiểm soát an ninh: Đảm bảo an ninh cho sự kiện bằng cách triển khai các biện pháp kiểm soát an ninh như lực lượng bảo vệ và kiểm tra an ninh.

Đảm bảo rằng bạn có đội ngũ chăm sóc khách hàng để giải quyết mọi vấn đề (Ảnh: Sưu tầm)

Bước 4: Quảng bá và Tiếp Thị

1. Sử dụng truyền thông xã hội: Sử dụng mạng lưới quan hệ và các nền tảng truyền thông xã hội. Điều này giúp quảng bá sự kiện của bạn và thu hút sự tham gia từ đối tượng mục tiêu.
2. Email marketing: Gửi email mời và nhắc nhở đến khách hàng và đối tác về sự kiện của bạn.
3. Xây dựng trang web sự kiện: Tạo trang web hoặc trang sự kiện để cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện và cách tham gia.

Sử dụng mạng lưới quan hệ và các nền tảng truyền thông xã hội. (Ảnh: Sưu tầm)

Bước 5: Đánh Giá và Phản Hồi

1. Thu thập phản hồi: Sau sự kiện, thu thập phản hồi từ khách hàng và đối tác. Sau đó đánh giá hiệu suất của sự kiện và cải thiện trong tương lai.
2. Đánh giá ROI: Đánh giá hiệu suất của sự kiện bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất. Cần đo lường ROI để đánh giá hiệu quả của chiến lược tổ chức.

Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp của Life Vision

Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời cho doanh nghiệp của Life Vision là một phần của hành trình khám phá không gian tổ chức sự kiện độc đáo và chuyên nghiệp.

Life Vision luôn làm nổi bật thương hiệu qua các sự kiện độc đáo. Chúng tôi mang đam mê và sáng tạo vào từng dự án. Từ ý tưởng đến triển khai, mọi chi tiết đều được quản lý chặt chẽ. Life Vision nỗ lực tạo trải nghiệm ấn tượng và chinh phục khách hàng.

Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0916 262 363 hoặc trang Facebook: Life Vision – Sự kiện và bản sắc thương hiệu để được nhận báo giá ưu đãi nhất.